Quali documenti servono per attribuire al patent box il costo di un dipendente?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore commercialista · Pubblicato il 30/10/2026

Per attribuire il costo di un dipendente a un fascicolo Patent Box non basta una voce aggregata del personale né una percentuale stimata a posteriori. Il fascicolo dovrebbe consentire di ricostruire, per persona e per periodo, quale attività è stata svolta, quale risultato tecnico ha prodotto, a quale bene immateriale si collega e quale dato contabile rappresenta il relativo costo. Il punto risolutivo è quindi il collegamento documentato tra attività concreta e bene, non la sola presenza del dipendente nell’organizzazione.

In pratica, servono evidenze organizzative dell’incarico e dell’attività, evidenze tecniche dei risultati e dati amministrativi-contabili che permettano di riconciliare il costo. Quando una persona lavora su più progetti o svolge anche attività non tecniche, la documentazione deve rendere leggibile la ripartizione proposta e la sua base informativa. Una ripartizione priva di attività, periodo e output identificabili lascia invece un costo non spiegato rispetto al bene considerato.

Quali documenti collegano il dipendente al bene immateriale

Il primo gruppo di documenti identifica la persona e il suo ruolo nel periodo osservato. Possono essere utili lettera di assunzione o incarico, organigramma, job description, lettere di assegnazione al progetto, comunicazioni interne che descrivono responsabilità e cambiamenti di funzione. Questi documenti non provano da soli il lavoro effettivamente eseguito, ma fissano il contesto: chi era incaricato di progettare, sviluppare, testare, correggere o documentare il bene.

Il secondo gruppo riguarda l’attività effettiva. Per un software interno possono essere pertinenti backlog, ticket, repository, verbali di avanzamento, specifiche funzionali, documentazione di test, rilasci e versioni. Per altri beni immateriali, l’evidenza può assumere forme diverse: quaderni o report di sviluppo, prototipi, disegni, relazioni di prova, verbali tecnici o documentazione di progetto. L’obiettivo non è accumulare file, ma individuare quelli che mostrano il contributo della persona, la data o il periodo e il collegamento con uno specifico sviluppo.

Il terzo gruppo serve a leggere il tempo o l’impegno dedicato. Timesheet, consuntivi di progetto, pianificazioni delle attività, registri delle ore, report periodici del responsabile e strumenti di gestione delle commesse possono costituire basi informative differenti. Se l’impresa non dispone di una rilevazione oraria, può partire da evidenze già esistenti, purché il criterio di ricostruzione sia dichiarato e confrontabile con i documenti tecnici. Trasformare una generica appartenenza al reparto R&S in una quota di costo non rende però riconoscibile il contributo al singolo bene.

Infine occorrono i documenti che portano dal dipendente al costo: dati retributivi disponibili, prospetti o registrazioni contabili che consentano di riconciliare il costo del periodo, centri di costo e report gestionali eventualmente usati dall’impresa. Nel fascicolo è utile distinguere il dato originario dalla riclassificazione preparata per il progetto: il primo consente il controllo interno, la seconda espone il collegamento proposto.

Flusso documentale: dalla persona al costo ricostruibile

1. Aprire la scheda persona-progetto. Per ciascun dipendente si indicano periodo, funzione, progetto o attività e bene immateriale cui il lavoro potrebbe collegarsi. Se nello stesso periodo compaiono più beni, la scheda li mantiene separati invece di riunirli in una descrizione generica.
2. Associare gli output tecnici. A ogni attività si collegano documenti che consentano di riconoscere il risultato: una specifica, un ticket chiuso, un report di test, una versione rilasciata o un altro elaborato pertinente. L’associazione deve spiegare perché quell’output riguarda il bene, non solo il nome del progetto.
3. Confrontare periodo e impegno. Le date degli output si mettono a confronto con timesheet, pianificazioni o consuntivi. Se emerge una differenza, la si annota come scarto documentale: per esempio, un’attività registrata nel mese ma un output datato nel periodo successivo richiede una spiegazione organizzativa prima della ricostruzione del costo.
4. Riconciliare il dato di costo. Il costo esposto nel prospetto di progetto va ricondotto al dato amministrativo-contabile disponibile per la stessa persona e lo stesso periodo. La riconciliazione può evidenziare elementi da separare, periodi non allineati o voci aggregate che non consentono ancora una lettura per progetto.
5. Registrare l’esito. Per ogni abbinamento si indica se il collegamento è documentato, parziale o da approfondire, con il documento che sostiene la scelta e quello che manca. Un esito parziale è già utile: evita di far apparire completo un collegamento che richiede integrazioni.

Come gestire attività miste e documentazione incompleta

La situazione più delicata è quella del dipendente che alterna sviluppo, manutenzione, coordinamento, supporto commerciale o attività su più beni. In questo caso è preferibile non cercare una percentuale “ragionevole” senza una traccia verificabile. Si parte invece dall’elenco delle attività del periodo e si distingue ciò che ha un output tecnico identificabile da ciò che resta descritto solo in modo generale. Il risultato può essere una mappa con parti attribuibili, parti non ancora ricostruite e documenti da cercare.

Un caso applicativo ricorrente è il responsabile tecnico che compare nei verbali di progetto e nelle registrazioni contabili, ma non dispone di consuntivi individuali. Se i verbali indicano riunioni di coordinamento senza mostrare il contributo allo sviluppo del bene, essi descrivono il ruolo ma non risolvono il collegamento. La conclusione operativa non è forzare l’attribuzione: occorre recuperare, se disponibili, specifiche, revisioni, decisioni tecniche, piani di rilascio o altri output che chiariscano il contenuto dell’attività. La conclusione cambierebbe se tali evidenze mostrassero invece un contributo identificabile al bene nel medesimo periodo.

È buona pratica conservare anche la spiegazione delle incongruenze. Una diversa denominazione del progetto tra contabilità e strumenti tecnici, un cambio di responsabile o l’uso di un codice interno non aggiornato possono rendere opaco un collegamento altrimenti ricostruibile. La correzione consiste nel predisporre una tabella di corrispondenza con fonti e periodo di validità, non nel modificare retroattivamente i documenti originari. Per un inquadramento più ampio delle questioni che precedono l’impostazione del caso può essere utile la guida sui problemi da chiarire prima di impostare una consulenza Patent Box.

Quando coinvolgere lo studio per il fascicolo

Conviene coinvolgere lo studio quando il costo del personale è leggibile in contabilità ma il rapporto tra persona, attività e bene non è ancora ordinato, oppure quando i documenti tecnici e amministrativi usano periodi, codici o descrizioni non coincidenti. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può svolgere una lettura fiscale-documentale del caso: mette a confronto dati del personale, evidenze tecniche, contratti e scritture disponibili, individua gli scarti e definisce quali elementi servono per rendere il fascicolo e il calcolo più coerenti.

Per orientare il primo confronto è sufficiente descrivere la situazione, l’urgenza, il bene o progetto interessato, il periodo da ricostruire e l’elenco dei documenti disponibili; le modalità di trasmissione della documentazione possono essere concordate dopo il contatto. Richiedi una valutazione preliminare senza impegno.